Praca w organizacji, której członkowie nie dzielą wspólnej przestrzeni biurowej, wymaga odejścia od intuicyjnych nawyków komunikacyjnych na rzecz świadomego projektowania procesów. W środowisku rozproszonym bariery geograficzne przestają być przeszkodą techniczną, ale stają się wyzwaniem logistycznym. To, co w tradycyjnym biurze dzieje się naturalnie – krótka wymiana zdań przy biurku czy szybka konsultacja pomysłu – w modelu zdalnym musi zostać ujęte w ramy konkretnych rozwiązań technologicznych. Skuteczność takiego zespołu nie zależy od fizycznej bliskości, lecz od spójności wykorzystywanych kanałów informacyjnych i precyzji w definiowaniu ról.
Fundamentem funkcjonowania grupy pracującej z różnych lokalizacji jest transparentność działań. Bez wglądu w to, nad czym aktualnie pracują poszczególne osoby, powstaje chaos poznawczy, który prowadzi do dublowania obowiązków lub przeoczenia krytycznych terminów.